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ANALISIS DE PUESTOS
 
 

2.2.2.3 PERFIL O REQUISITOS DEL PUESTO:

Son los requisitos mínimos que debe reunir el ocupante de determinado puesto y son los siguientes:

  • Educación Formal
  • Experiencia
  • Capacitación Requerida
  • Conocimientos Adicionales
  • Habilidades y Destrezas

2.2.3MÉTODOS Y TÉCNICAS PARA ELABORAR ELANÁLISIS DE PUESTOS

 2.2.3.1METODOS

“Peterson & Jeanneret (1997) sostienen que se pueden distinguir dos grandes métodos de análisis de puestos: deductivos e inductivos.

  • Método Deductivo: Se fundamentan en la aplicación de cuestionarios estandarizados que clasifican las actividades según ciertas taxonomías laborales. La labor del informante es completar las preguntas y procesarlo según las instrucciones del cuestionario. Todos estos cuestionarios no han sido traducidos ni adaptados al castellano de modo que su uso no está disponible en la mayoría de países de habla castellana.Los métodos deductivos son más para clasificar y realizar comparaciones interpuestos.
    • Método Inductivo: Por su parte los métodos inductivos establecen las funciones del puesto mediante un análisis específico de la posición. A este efecto se conducen entrevistas, grupos foco, cuestionarios y observaciones para determinar las actividades del puesto. La característica distintiva de estos métodos es que se diseñan para analizar puestos específicos. Por tanto, una de sus principales ventajas es que proporcionan información específica de los puestos analizados. En la práctica lo más usual es efectuar análisis inductivos para determinar las actividades de un puesto.”

2.2.3.2TÉCNICAS

En cuanto a la recopilación de información las principales técnicas para conocer los elementos que integran cada puesto son:

  • La observación directa
  • La entrevista
  • El cuestionario

 La Observación directa:

La observación se lleva a cabo en el lugar en el que se desarrolla el trabajo y es conveniente tomar datos por escrito.Su realización requiere que el trabajador no se sienta incómodo por la presencia del analista, a fin de que el primero realice sus actividades de la manera más natural posible.Este método permite recabar información directa, pero no debe emplearse en forma exclusiva, puesto que no resulta suficiente como ocurre en los casos en los que el trabajador realiza actividades periódicas o eventuales que no lleva a cabo en el momento de la observación.

Es necesario observar todas las operaciones que el empleado realiza, conviene conversar con el de manera informal, mostrándose amistosos durante la observación, con objeto de que nuestra presencia no le moleste.

Sugerimos que con el fin de que nuestra observación sea más confiable, durante ella se utilice el registro anecdótico pues este nos permitirá establecer el antecedente y el consecuente de la ejecución de una tarea en un momento determinado.

La Entrevista:

La observación puede ser complementada conexplicaciones verbales del trabajador y su supervisor inmediato. Así el trabajador podrá hablar más ampliamente sobre sus actividades y las formas en las que realiza, se debe dejar que lo haga exhaustivamente, pero cuidando que sea en forma ordenada.

Se pueden realizar entrevistas individuales o en grupo con los ocupantes de los puestos y preguntarles por las tareas que llevan a cabo. La entrevista de análisis del puesto es una entrevista estructurada donde la pregunta fundamental es:

  • Qué es lo que hace?
  • Cómo lo hace?
  • Con qué fin lo hace?
  • Cuándo lo hace?
  • Dónde lo hace?

En algunos casos, se pueden realizar, en vez de entrevistas, grupos foco con los ocupantes del puesto y establecer las actividades. La tarea del entrevistador consiste en obtener toda la información relativa a las actividades del puesto y anotar o grabar lo dicho. Con esta información procede a redactar un documento denominado “descripción de funciones” que lista las actividades del puesto.

El cuestionario:

Para que el registro de datos sealo más confiable y válido posible, es necesario establecer claramente cual es la información que deseamos obtener.

Se deben tomar en cuenta los objetivos para los cuales se pretende aplicar, ya que dependiendo de éstos serán las preguntas que se deban abordar. Por ejemplo, no es lo mismo aplicar un análisis de puestos con fines de detección de necesidades de capacitación que para selección de personal o para higiene y seguridad. Una vez que se han examinado minuciosamente las preguntas que contendrá el análisis de puestos, se deberán descartar aquellas que sean innecesarias o resulten obvias.

Por supuesto, hay casos en que sí es preciso hacer uso de toda la información de un análisis de puestos completo, como en el caso de la elaboración de un manual de funciones o cuando se pretende lograr un cambio organizacional.

Los cuestionarios pueden llegar a presentar los siguientes problemas:

  • La elaboración: Debe ser redactado de tal manera que se comprenda y al mismo tiempo se obtengan los datos deseados.
  • La redacción: Es innegable el hecho de que la comunicación escrita se dificulta más que la verbal para ser transmitida.

Lo más recomendable para obtener una información váliday confiable es utilizar todas las técnicas mencionadas. En la práctica, es común utilizar solamente una de estas técnicas o bien la combinación de dos de ellas, debido a los factores tiempo y costo. Por ejemplo, cuando se tienen limitaciones en estos factores, generalmente se realiza el análisis por medio de cuestionarios; si se cuenta con más tiempo se complementan estos con la entrevista. Cuando las condiciones lo permitan, es mejor utilizar los dos anteriores y agregar la observación directa. Por último, una situación aún más favorable sería llevar a cabo la aplicación de estas tres técnicas y hacer un seguimiento por medio de observaciones instantáneas a lo largo del desempeño de las actividades en el puesto.

2.2.4Proceso para la elaboración de los Análisis de Puestos

  • Presentar el proyecto a la alta administración para conseguir su aprobación y apoyo.
  • Diseñar una estrategia de comunicación para dar a conocer al personal sobre el alcance del proyecto.
  • Identificar la estructura vigente de cargos.
  • Inventariar el número de puestos tipo
  • Diseñar el formulario de descripción de puestos.
  • Identificar el número de funcionarios por ubicación geográfica.
  • Organizar grupos de funcionarios para explicar los objetivos de clasificación y valoración; así como, los procedimientos a seguirse para registrar la información en el formulario de descripción de tareas.
  • Explicar como registrar la información en los formularios de descripción de tareas.
  • Involucrar al personal que ejerce supervisión para verificar que las descripciones de cargos se ajusten a la realidad y suministren información obre los requisitos mínimos necesariospara ejecutar las tareas de los puestos.

 Concluida la preparación se inicia la fase de recolección de datos y redacción de los análisis.

  • Recolección de datos sobre los cargos mediante el o los métodos de análisis elegidos con el ocupante o el supervisor inmediato.
  • Revisiónpor parte del supervisor del área respectiva de los Análisis de Puestosllenados por el personal
  • Aprobados los Análisis por el supervisor respectivo se envía esta información al área de Recursos Humanos para la sumilla del departamento.
  • Consolidación de los Análisis en lo que se llamará el Manual de Funciones de la Empresa
  • Aprobación por parte de la Gerencia General.

Moreno, Jaime; Curso de Administración de Recursos Humanos porCompetencias

 
     

 

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